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Teilnahme an Ausschreibungsverfahren

Hat die öffentliche Hand Aufträge für Bau­leistungen oder andere Leistungen zu vergeben, müssen diese, sobald sie einen bestimmten Auftrags­wert überschreiten, öffentlich ausgeschrieben werden. Unternehmen können für diese Aufträge Angebote abgeben. Auf dem Weg von der Angebots­recherche bis zur Zuschlags­erteilung kommen die Unter­nehmen insbesondere bei der Beschaffung von Eignungs­nachweisen mit mehreren Behörden und Ämtern in Kontakt.

Präqualifizierung
Teilnahme an einer Ausschreibung




Präqualifizierung

Die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungs­verfahren erfordert von den interessierten Unter­nehmen im Rahmen ihrer Angebots­abgabe verschiedene Nachweise und Angaben zusammen­zustellen. Diese Dokumente müssen bei jeder Teilnahme an Ausschreibungs­verfahren zusammen­gestellt und an die jeweiligen Vergabe­stellen übermittelt werden. Um dem entgegenzu­wirken wurde für Unternehmen eine Möglichkeit geschaffen, diese Eignungs­nachweise nicht regelmäßig neu beschaffen zu müssen. Im Rahmen der Präqualifizierung werden diese einmalig geprüft. Wird das Unternehmen den An­forder­ungen gerecht und die Präqualifizierungs­urkunde ausgehändigt, gilt diese gegenüber den Vergabe­stellen als Nachweis der auftrags­unabhängigen Eignung. Die Urkunde hat eine Gültigkeit von einem Jahr und macht in diesem Zeitraum bei Teilnahmen an Ausschreibungs­verfahren das wiederholte Einreichen der einzelnen Nachweise überflüssig. Die Präqualifizierungs­stellen sind bei den Auftrags­beratungs­stellen angesiedelt, welche zum großen Teil dem Deutschen Industrie- und Handels­kammertag (DIHK) und dem Zentral­verband des Deutschen Handwerks (ZDH) angehören. Die Kosten dieses Verfahrens haben die Unternehmen zu tragen. Sie können bei mehreren Hundert Euro liegen.

Für den Präqualifizierungs­antrag müssen die Nachweise zunächst von verschiedenen Stellen beschafft werden. Beim Finanzamt ist eine Bescheinigung in Steuer­sachen einzuholen, welche bescheinigt, dass das Unternehmen keine Steuer­rückstände beim Finanzamt hat und seinen steuerlichen Erklärungs­pflichten nachkommt. Das Finanzamt kann ebenfalls eine Freistellungs­bescheinigung nach § 48b EStG ausstellen, welche das Unternehmen von der Pflicht zum Steuerabzug befreit. Zusätzlich muss eine weitere Bescheinigung in Steuer­sachen von der Kommunal­verwaltung ausgestellt werden, um nachzuweisen, dass gegenüber der Kommune keine Steuer­rückstände, beispielsweise aus der Gewerbe­steuer, vorliegen. Bei der Kommunal­verwaltung sollte ebenfalls ein Auszug aus dem Bundes- und Gewerbe­zentral­register beantragt werden, welche gegebenen­falls Eintragungen zu entzogenen Erlaubnissen, Bußgeld­entscheidungen, straf­gerichtlichen Verurteilungen und Ähnlichem enthalten. Weiterhin ist erforderlich eine Bescheinigung der Krankenkasse über die regelmäßig abgeführten Beiträge in die Kranken­versicherung einzuholen. Beim Unfall­versicherungs­träger, in der Regel bei der Berufs­genossen­schaft, ist außerdem die Ausstellung einer Unbedenklichkeits­bescheinigung zu beantragen, welche dem Unternehmen bescheinigt, seinen Zahlungs­verpflichtungen nachgekommen zu sein. Im Baugewerbe tätige Unternehmen haben zudem eine entsprechende Unbedenklichkeitsbescheinigung der Sozialkasse einzuholen. Letztendlich muss vom Insolvenz­gericht eine Auskunft ausgestellt werden, aus der hervorgeht, dass keine Insolvenz­verfahren oder Insolvenzplan­verfahren eröffnet sind und keine Liquidation des Unternehmens erfolgt. Neben diesen Nachweisen sind dem Antrag auf Präqualifizierung bei der Präqualifizierungs­stelle noch folgende Dokumente einzureichen: Auskunft zur Gewerbe­anmeldung, Berufs- und Handels­register­eintragung, Nachweise über Berufs- und Betriebs­haftpflicht­versicherung, die Zugehörigkeit zur Industrie- und Handels­kammer oder zur Handwerks­kammer sowie Referenzen über die bisher geleisteten Arbeiten. Es kann eine beglaubigte Form dieser Referenz­schreiben angefordert werden.

Die Präqualifizierungs­urkunde hat eine Gültigkeit von einem Jahr. Kurz vor Ablauf der Zeit wird das Unter­nehmen in der Regel von der Präqualifizierungs­stelle darüber informiert und hat die Möglichkeit, durch erneutes Einreichen der erforderlichen Nachweise die Gültigkeit um ein weiteres Jahr zu verlängern.

Teilnahme an einer Ausschreibung

  • Recherche öffentlicher Ausschreibungen
    Bei den Vergabe- und Bekannt­machungs­stellen kann nach aktuellen Aus­schreibungen recherchiert werden. Interessiert sich ein Unternehmen bei einer Aus­schreibung für weiter­gehende Informationen oder Leistungs­anforderungen, können die Vergabe­unterlagen bei der Vergabe­stelle oder der Bekannt­machungs­stelle angefordert werden.

    Entsteht bei Sichtung dieser Unterlagen der Verdacht, dass die Ausschreibung womöglich fehlerhaft ist, kann das Unternehmen bei den Nachprüfungs­stellen, welche das jeweilige Regierungs­präsidium, die Kammern oder die sogenannten VOL- oder VOB -Stellen sein können, eine Beschwerde wegen fehler­haften oder manipulierten Aus­schreibungen einreichen.

    Interessierte Unter­nehmen haben die Möglichkeit der Vergabe­stelle innerhalb der Angebots­frist sogenannte Anbieter­fragen zu den Vergabe­unterlagen zu stellen.

  • Abgabe eines Angebots
    Entscheidet sich ein Unternehmen dazu am Ausschreibungs­verfahren teilzunehmen, ist der weitere Ablauf vom Vorhandensein einer Präqualifizierung abhängig. Verfügt das Unternehmen nicht über eine Präqualifizierung, hat sie dieselben Nach­weise, die auch für deren Erteilung erforderlich gewesen wären, nun bei den zuständigen Stellen anzufordern und dem Angebot für die Vergabe­stelle beizufügen. Folgende Nachweise müssen zunächst beschafft werden: Die Bescheinigungen in Steuer­sachen vom Finanzamt und von der Kommunal­verwaltung sowie ggf. die Freistellungs­bescheinigung nach § 48b EStG vom Finanzamt, der Auszug aus dem Bundes- und Gewerbe­zentral­register von der Kommunal­verwaltung, die Bescheinigung der Kranken­kasse, die Unbedenklichkeits­bescheinigung des Unfall­versicherungs­trägers bzw. der Berufs­genossen­schaft und ggf. der Sozialkasse sowie die Auskunft des Insolvenz­gerichts über die Zahlungs­fähigkeit des Unter­nehmens. Zudem sind auch hier Nachweise zur Gewerbe­anmeldung, der Berufs- und Handels­register­eintragung, der Berufs- und Betriebs­haftpflicht­versicherung und der IHK- oder HWK-Zugehörigkeit zu erbringen. Diese Nachweise müssen dem rechts­verbindlichen Angebot für die Vergabe­stelle beigefügt werden. Je nach Ausschreibung können zusätzlich spezifische Unterlagen, Nachweise und Erklärungen verlangt werden.

    Verfügt das Unter­nehmen allerdings über eine Präqualifizierung, hat sie dem Angebot neben der Präqualifizierungs­urkunde, falls erfordert, nur die auftrags­spezifischen Unterlagen, Nachweise und Erklärungen beizufügen. Das rechts­verbindliche Angebot wird ebenfalls bei der Vergabe­stelle eingereicht.

    Sollte das abgegebene Angebot unvollständig sein, können die Vergabe­stellen die fehlenden Unterlagen bei den Unter­nehmen nachfordern. Diese sind jedoch nicht dazu verpflichtet. Daraufhin kann das mitbietende Unternehmen die fehlenden Unterlagen innerhalb einer bestimmten Frist nachreichen.

  • Wertung und Zuschlag
    Nach Ablauf der Angebotsfrist beginnt die Vergabestelle alle eingegangenen Angebote nach den festgelegten Bewertungs­kriterien zu sichten. Die mitbietenden Unternehmen haben zu diesem Zeitpunkt erneut die Möglichkeit der Vergabe­stelle Bieter­fragen zur Wertung zu stellen.

    Haben Mitbieter und Mitbieterinnen nach der Zuschlags­erteilung den Verdacht, dass die Wertung der Angebote nicht korrekt abgelaufen ist, können sie bei den Nachprüfungs­stellen, beispielsweise den Regierungs­präsidien, den Kammern oder bei den VOL- oder VOB- Stellen, eine Beschwerde gegen die erfolgte Wertung einreichen.

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  • Service-Nummer der E-Vergabe: 0 228 / 99 610 1234

  • Infoline der gesetzlichen Unfallversicherung: 0 800 / 60 50 404

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