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Einstellen von Beschäftigten

Befindet sich das Unternehmen im Wachstum, werden neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingestellt. Neben den Bedingungen, die bei der Einstellung erfüllt werden müssen, bestehen während des Arbeits­verhältnisses laufende Pflichten, denen der Arbeitgeber nachkommen muss.

Pflichten bei erstmaliger Einstellung von Beschäftigten
Anmeldung zur Lohnsteuer
Anmeldung zur Sozialversicherung
Zahlungen / Leistungen für die Beschäftigten
Überprüfung des Betriebes




Pflichten bei erstmaliger Einstellung von Beschäftigten

  • Betriebsnummer beantragen
    Der Arbeitgeber benötigt die Betriebs­nummer für den Beschäftigungs­betrieb zur Meldung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer an die Sozial­versicherung. Die Betriebs­nummer ist ein Ordnungs­merkmal im Bereich der sozialen Sicherung und dient der Identifizierung des Beschäftigungs­betriebs. Sie wird erst erteilt, wenn tatsächlich eine Meldung an die Sozial­versicherungs­träger abgegeben werden muss. Erst mit der Einstellung der oder des ersten Beschäftigten (z. B. 450-Euro-Kräfte, sozial­versicherungs­pflichtig Beschäftigte, Auszubildende) unterliegt ein Arbeitgeber der Meldepflicht und benötigt eine Betriebs­nummer. Die Beantragung der Betriebs­nummer ist beim Betriebs­nummern­service der Bundes­agentur für Arbeit in Saar­brücken vorzunehmen, für die Antrag­stellung sind mindestens vier Tage einzuplanen. Die Beantragung kann telefonisch, schriftlich oder online erfolgen.
  • Registrierung beim Elster-Online-Portal der Finanzverwaltung
    Elster-Online ist das Dienstleistungsportal der Finanz­verwaltung. Der Arbeitgeber hat sich im Elster-Online-Portal einmalig zu registrieren und eine Erklärung zur Teilnahme am Onlineverfahren gegenüber der Finanz­verwaltung abzugeben. Zur Registrierung werden je nach Registrierungs­art Nachweise wie die Steuer­identifikations­nummer, die Steuernummer des Unternehmens und optional der Personalausweis benötigt. Die Registrierung kann bis zu zwei Wochen in Anspruch nehmen.
  • Einstellung von Beschäftigten aus Nicht-EU-Staaten
    Staatsangehörige aus einem Nicht-EU-Staat benötigen für die Einreise und den Aufenthalt im Bundesgebiet einen Aufenthaltstitel. Der Zugang zum deutschen Arbeitsmarkt bestimmt sich nach den Regelungen des Aufenthalts­gesetzes sowie der hierzu erlassenen Verordnung über die Beschäftigung von Ausländerinnen und Ausländern (Beschäftigungs­verordnung). § 18 des Aufenthalts­gesetzes regelt den Aufenthalt zum Zwecke der Erwerbstätigkeit und setzt grundsätzlich eine Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit voraus. Die Genehmigung zur Aufnahme einer Beschäftigung wird mit dem Aufenthaltstitel von der Ausländer­behörde erteilt, wenn die Bundesagentur für Arbeit der Beschäftigung zugestimmt hat. Diese Zustimmung wird in einem behördeninternen Verfahren eingeholt. In vielen Fällen kann der Aufenthaltstitel zum Zweck der Beschäftigung aber auch ohne Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit erteilt werden. Arbeitgeber können das Verfahren beschleunigen, indem sie die Voraussetzungen anhand von Stellenbeschreibung und ggf. Arbeitsvertrag bereits vor Beantragung des Visums im Vorabzustimmungsverfahren prüfen lassen.
  • Ärztliche Untersuchungen
    Vorgeschrieben ist eine ärztliche Untersuchung durch das Jugend­arbeits­schutz­gesetz bei Jugendlichen unter achtzehn Jahren, die ein Beschäftigungs­verhältnis beginnen möchten. Für die erstmalige Beschäftigung Minder­jähriger ist beim Gewerbe­aufsichtsamt bzw. dem Amt für Arbeits­schutz oder dem Bürgeramt ein Antrag zur Ausstellung eines Untersuchungs­berechtigungs­scheins zu stellen. Eine Bescheinigung über die jeweiligen ärztlichen Unter­suchungen muss dem Arbeitgeber vorgelegt werden.
  • Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz
    Personen, die gewerbsmäßig Umgang mit Lebensmitteln haben (gemäß § 42 Infektions­schutz­gesetz), müssen bei Erst­aufnahme der Tätigkeit die Teil­nahme an einer Belehrung nach­weisen. Die Belehrungen werden vom Gesund­heitsamt durchgeführt. Eine Anmeldung des oder der Beschäftigten hat beim Gesundheitsamt zu erfolgen.
  • Eingliederungszuschuss beantragen
    Arbeitgeber können zur Eingliederung von Beschäftigten, deren Vermittlung erschwert ist, einen Zuschuss zum Arbeitsentgelt als Ausgleich einer Minder­leistung erhalten. Dies ist z. B. der Fall bei Lang­zeitarbeits­losen, älteren Personen oder Menschen mit Behinderung. Der Eingliederungs­zuschuss ist vor der Einstellung des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin bei der Agentur für Arbeit oder dem Jobcenter zu beantragen. Bei Beendigung des bezuschussten Arbeits­verhältnisses ist dies der entsprechenden Stelle mitzuteilen.
  • Ausgleichsabgabe und Beschäftigungspflicht
    Das Sozialgesetzbuch schreibt vor, dass Betriebe schwerbehinderte Menschen beschäftigen müssen. Diese Beschäftigungs­pflicht gilt für Betriebe mit zwanzig und mehr Arbeits­plätzen. Es sind mindestens fünf Prozent der Arbeits­plätze mit schwer­behinderten Beschäftigten zu besetzen. Wenn Arbeitgeber diese Vorgabe nicht erfüllen, müssen sie eine Ausgleichs­abgabe zahlen. Die Höhe dieser Abgabe ist abhängig von der regelmäßigen Beschäftigungs­quote. Es werden von der Bundes­agentur für Arbeit Unterlagen zur Überprüfung der Beschäftigungs­pflicht für die Ausgleichs­abgabe verschickt. Diese sind der zuständigen Agentur für Arbeit schriftlich oder online zu übermitteln. Die Berechnung der Ausgleichs­abgabe kann auch elektronisch mit Hilfe von Rehadat-Elanerfolgen.

Anmeldung zur Lohnsteuer

  • Pauschaler Lohnsteuerabzug bei geringfügiger Beschäftigung
    Wenn geringfügig Beschäftigte einen Verdienst von maximal 450 Euro erhalten, kann ein Lohn­steuerabzug von pauschalen 2 Prozent gegenüber der Minijob-Zentrale gewählt werden. Mit dem pauschalen Steuersatz sind die Lohn- und etwaige Kirchen­steuer sowie der Solidaritäts­zuschlag abge­golten. Hierfür hat eine Anmeldung des oder der geringfügig Beschäftigten online zu erfolgen. Dem Finanzamt ist eine Mitteilung des Verzichts zur Lohn­steuer­voranmeldung zu übermitteln. Die Abführung der Beträge erfolgt direkt an die Minijob-Zentrale.
  • Lohnsteuerabzugsmerkmale ermitteln
    Über das Elster-Online-Portal sind die Lohn­steuer­abzugs­merkmale der Beschäftigten abzurufen, hierfür benötigt der Arbeitgeber Angaben des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin wie das Geburts­datum und die Steuer­identifikations­nummer. Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet die Lohn­steuer der Beschäftigten in seinem Unternehmen einzubehalten und diese an das Finanzamt abzuführen.
  • Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt
    Die einbehaltene Lohnsteuer der Beschäftigten ist durch die Lohn­steuer­anmeldung des Betriebes beim Finanzamt einzureichen. Erhalten die Beschäftigten zusätzlich zur Entlohnung Sach- oder Geld­zuwendungen, sind diese ebenfalls in der Lohn­steuer­anmeldung anzugeben. Für Sach- oder Geld­zuwendungen gibt es einen Frei­betrag und unter­schiedliche Bewertungs­maßstäbe, wie der pauschale Abzug bzw. Berechnungen nach Einkommen­steuergesetz.

    Die Übermittlung der Lohnsteuer­anmeldung erfolgt über Elster-Online an das Finanzamt. Hier ist die Summe der abzuführenden Lohn­steuer aller Beschäftigten des Betriebes anzugeben. Zur Abgabe der Lohn­steuer­voranmeldung sind Fristen einzuhalten. Die Abführung der Beträge erfolgt ebenfalls an das Finanzamt.

Anmeldung zur Sozialversicherung

  • Beratung zur Versicherungspflicht des Beschäftigten
    Unterstützung in der Statusfeststellung der Versicherungs­pflicht von Beschäftigten leistet die Clearing­stelle der Deutschen Renten­versicherung.
  • Ermittlung des Tätigkeitsschlüssels
    Der Tätigkeitsschlüssel ist für jeden Beschäftigten bei der Bundesagentur für Arbeit zu ermitteln, er ist Teil der Meldung zur Sozial­versicherung an die Krankenkasse. Der Tätigkeits­schlüssel enthält verschlüsselte Angaben zur Tätigkeit der Beschäftigten in Deutschland.
  • Anmeldung von geringfügig Beschäftigten bei der Minijob-Zentrale
    Bei geringfügig Beschäftigten erfolgt eine Online-Anmeldung bei der Daten­annahmestelle der Minijob-Zentrale zur Abführung der Sozial­versicherungs­beiträge, die bei einer geringfügigen Beschäftigung anfallen; es sind Beiträge zur Renten- und Kranken­versicherung zu leisten. Der Arbeitgeber hat sich bei der Daten­annahmestelle der Minijob-Zentrale anzumelden; hierfür werden die Betriebs­nummer, die Mitglieds­nummer des Unfall­versicherungs­trägers und der Beitrags­gruppen­schlüssel des Arbeitgebers sowie die Mitglieds­bescheinigung und weitere Angaben des Arbeitnehmers und der Arbeitnehmerin benötigt.
  • Anmeldung bei Datenannahmestellen der Krankenkassen
    Die Übermittlung der Daten der sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer wie Auszubildende, Beschäftigte in der Gleitzone oder sozial­versicherungs­pflichtig Beschäftigte zur Sozial­versicherung hat online über zentrale Daten­annahme­stellen der Kranken­kassen zu erfolgen. Je nach Beschäftigungsart können die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeits­losen­versicherung variieren. Der Arbeitgeber hat sich bei der zuständigen Daten­annahme­stelle des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin anzumelden; hierfür werden die Betriebs­nummer, die Mitglieds­nummer des Unfall­versicherungs­trägers und der Beitrags­gruppen­schlüssel des Arbeitgebers sowie die Mitglieds­bescheinigung und weitere Angaben des Arbeit­nehmers oder der Arbeitnehmerin benötigt. Die Meldungen über die abzuführenden Sozial­versicherungs­beiträge der Beschäftigten dürfen nur aus maschinell geführten Lohn- und Gehalts­abrechnungs­programmen oder mittels zugelassener Ausfüllhilfen erzeugt werden. Die ermittelten Beiträge zur Sozial­versicherung sind an die zuständigen Kranken­kassen abzuführen. Die Kranken­kassen verteilen die Sozial­versicherungs­beiträge beispielsweise an die Renten­versicherung oder die Agentur für Arbeit.
  • Besonderheiten bei verkammerten Berufen
    Werden Beschäftigte in bestimmten verkammerten Berufen (z. B. Ärztinnen und Ärzte, Apothekerinnen und Apotheker, Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte oder Steuerberaterinnen und Steuerberater) eingestellt, ist die Entrichtung der Beiträge zur Alters­vorsorge in der berufs­ständischen Versorgungs­einrichtung vorgeschrieben. Wer auf diese Weise pflicht­versichert wird, ist zugleich von der gesetzlichen Renten­versicherungs­pflicht befreit. Es hat eine elektronische Anmeldung der Beschäftigten in der Daten­annahme­stelle der berufs­ständischen Versorgungs­einrichtung (DASBV) zu erfolgen. Der Arbeitgeber benötigt hierfür die Betriebs­nummer, die Mit­glieds­nummer des Unfall­versicherungs­trägers und den Beitrags­gruppen­schlüssel. Zur Anmeldung des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin benötigt der Arbeitgeber den Sozial­versicherungs­ausweis sowie weitere Angaben. Die berufsständische Versorgungs­einrichtung benötigt Informationen über die Beschäftigung und das beitrags­pflichtige Brutto­arbeits­entgelt der Beschäftigten. Die daraus ermittelten Renten­beiträge sind an die berufsständische Versorgungseinrichtung zu entrichten.

Zahlungen / Leistungen für die Beschäftigten

  • Unfallversicherungsbeiträge
    Einmal jährlich sind die Beiträge für den Unfall­versicherungs­träger abzuführen. In der Regel handelt es sich bei dem Unfall­versicherungs­träger um die zuständige Berufs­genossenschaft. Hierfür werden die Lohn­nach­weise der Beschäftigten benötigt.
  • Altersvorsorge
    Viele Arbeitgeber bieten für die Beschäftigten eine betriebliche Altersvorsorge an. Der Arbeitgeber vermittelt und leistet Zuzahlungen an Pensions­kassen und -fonds, Unter­stützungs­kassen oder Direktversicherungen.

Überprüfung des Betriebes

  • Betriebsprüfung der Lohn- und Gehaltsunterlagen durch die Deutsche Rentenversicherung
    Die Deutsche Rentenversicherung kann die Einsicht von Lohn- und Gehalts­unterlagen im Rahmen von Betriebs­prüfungen verlangen.

Bereichsmenu

Telefonischer Behördenkontakt

  • Service-Nummer der Agentur für Arbeit: 0 800 / 4 5555 20

  • Service-Nummer des Zentralverbandes des Deutschen Handwerks: 0 30 / 20 61 90

  • Service-Nummer der Minijobzentrale: 0 355 / 29 02 - 70 799

  • Service-Nummer der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung: 0 30 / 5444 5602

  • Service-Telefon der Deutschen Rentenversicherung: 0 800 / 1000 4800

  • Infoline der gesetzlichen Unfallversicherung: 0 800 / 60 50 404

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