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Stand: Dezember 2021

Ehrenamtliche Tätigkeit im Verein

Die Tätigkeit in einem Verein kann sich auf vielfältige Weise gestalten. Die Anzahl und Art der Behördenkontakte hängen sowohl von der Stellung einer ehrenamtlich tätigen Person innerhalb des Vereins als auch von der Art und dem Ziel des Vereins ab. Die hier dargestellte Auflistung kann daher nur einen Auszug aus einigen Fallkonstellationen darstellen.

Die ehrenamtliche Tätigkeit wird aus zwei Perspektiven betrachtet: Zum einen geht es um das Handeln innerhalb des Vereins. Hierunter fallen die Behördenkontakte, die mit der Gründung und der laufenden Verwaltung sowie dem Ausrichten besonderer Veranstaltungen zusammenhängen. Zum anderen geht es um die ehrenamtliche Tätigkeit an sich, die anerkannt werden kann und steuerliche Vorteile mit sich bringt.

Gründung und Verwaltung
Sonderfall Sportverein
Ausrichten von Veranstaltungen
Auflösung eines Vereins
Sonderfall Insolvenz
Ehrenamtliche Tätigkeit im Verein
Wie zufrieden sind Bürgerinnen und Bürger mit ihren Behördenkontakten?
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Zum Öffnen der interaktiven Grafik bitte auf das Bild tippen oder klicken. Dort sind weitere Informationen zu den dargestellten Behörden abrufbar.


Gründung und Verwaltung

Um einen Verein gründen und letztendlich im Vereinsregister eintragen zu können, bedarf es einer Gründungs­versammlung mit mindestens sieben Gründungs­mitgliedern. Die Versammlung beschließt die Satzung des Vereins im sogenannten Gründungsakt und hält die Ergebnisse der Gründung in einem Gründungs­protokoll fest. Die Gründungs­mitglieder unterschreiben das Gründungs­protokoll, das die Vereinbarung der Satzung und die Bestellung des Vorstands enthält. Zunächst muss das unterschriebene Gründungs­protokoll von einem Notar beglaubigt werden. Danach kann der Verein beim zuständigen Amtsgericht in das Vereinsregister eingetragen werden, um Rechtsfähigkeit zu erlangen. Hierfür sind die Satzung und das beglaubigte Gründungs­protokoll vorzulegen. Im Vereinsregister werden der Name, Sitz, Stand der Satzung des Vereins sowie Vorstands­mitglieder und ihre Vertretungsmacht hinterlegt. Änderungen in der Satzung oder der Besetzung der Vorstands­mitglieder sind entsprechend im Vereinsregister einzutragen.
Bei der Beglaubigung durch den Notar und der Eintragung in das Vereinsregister können Kosten anfallen.

Der Verein muss zudem beim Finanzamt angemeldet werden. Wenn Gemeinnützigkeit angestrebt wird, übernimmt das zuständige Finanzamt die entsprechende Prüfung der Vereinszwecke. Ein wichtiges Dokument ist hierbei die Vereinssatzung. Gemeinnützig agierende Vereine sind grundsätzlich von der Körperschaft­steuerpflicht freigestellt. Darüber hinaus genießen gemeinnützige Vereine auch Befreiungen bei der Gewerbesteuer, Umsatzsteuer und Grundsteuer. Findet keine Befreiung statt, so ist der Verein steuerpflichtig und der Vorstand muss entsprechende Steuer­erklärungen anfertigen. Die Prüfung auf Gemeinnützigkeit muss in regelmäßigen Abständen wiederkehrend stattfinden.

Nimmt der Verein am Bildungs- und Teilhabepaket des Bundes­ministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) teil, entstehen dadurch weitere Behördenkontakte. Zunächst ist es ratsam, sich mit der jeweiligen Kommunal­verwaltung oder dem Amt für Soziales in Verbindung zu setzen und sich über das Paket sowie einzelne Verfahrensschritte zu informieren. Diese Behörden regeln ebenfalls die finanzielle Abwicklung des Verfahrens.

Möchte der Verein ein Vereinsheim betreiben, so kann dieses gegebenenfalls bei der Kommunal­verwaltung angemietet werden. Zusätzlich muss in einigen Fällen ein Gewerbeschein beziehungsweise eine Schanklizenz für das Ausschenken von alkoholischen Getränken beim zuständigen Gewerbe- oder Ordnungsamt beantragt werden. Hierfür muss der Miet- oder Pachtvertrag und ein polizeiliches Führungszeugnis vorgelegt werden.


Sonderfall Sportverein

Es ist empfehlenswert, die Mitglieder eines Sportvereins durch eine Gruppen­unfall­versicherung vor Unfällen im Rahmen der Vereinstätigkeit (zum Beispiel während Veranstaltungen) zu versichern. Zusätzlich hat der Verein die Möglichkeit, Zuschüsse aus der Kommune, dem Land oder von Sportverbänden (in den meisten Fällen handelt es sich um eingetragene Vereine) zu erhalten. Als Nachweis der Vereinstätigkeit werden von den Förderern neben Statistiken über Mitglieder sowie Lizenz- und Qualifikations­nachweisen von Übungs­leitungen auch Verwendungs­nachweise der Fördermittel gefordert.

Die Nutzung von Sportstätten wie Hallen oder Sportplätzen muss mit der Kommunal­verwaltung abgestimmt werden, die über die Vergabe von Nutzungs­rechten und -zeiten entscheidet.


Ausrichten von Veranstaltungen

Besondere Veranstaltungen, wie beispielsweise die Ausrichtung eines Sommer­festes oder eines Turnieres, müssen beim zuständigen Ordnungsamt angemeldet werden. Gibt es einen Getränke- oder Imbiss­verkauf, muss der Veranstalter ein Gaststätten­gewerbe anmelden sowie eine Schank­lizenz beantragen. Neben dem Gesundheits­amt kann zur Gewähr­leistung der Lebens­mittel­hygiene zusätzlich das Veterinäramt beratend oder kontrollierend tätig werden, um einen korrekten Umgang mit Lebensmitteln sicher zu stellen. Die Überprüfung des Brand­schutzes obliegt wiederum dem Ordnungsamt. Das Finanzamt ist ebenfalls involviert: Ihm muss die Veranstaltung bekannt gegeben sowie eine Übersicht aller Einnahmen und Ausgaben offengelegt werden. Musikdarbietungen sind bei der GEMA anzumelden.

Auflösung eines Vereins

Soll ein Verein – unabhängig vom Grund – aufgelöst werden, müssen mehrere Dinge beachtet werden.
Der Beschluss, den bestehenden Verein auflösen zu wollen, muss in einer Mitgliederversammlung gefasst werden. Dies erfolgt über eine Abstimmung der Mitglieder, bei der mindestens 75 % für eine Auflösung stimmen. Das Ergebnis der Abstimmung muss in einem Protokoll dokumentiert werden. Das Finanzamt und die zuständige Kommunalverwaltung müssen innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung über die Auflösung informiert werden.
Sofern die Abwicklung des Vermögens des Vereins bei Auflösung nicht in der Satzung festgelegt ist, steht nun die Liquidation des Vermögens an. Hierzu können sogenannten Liquidatoren von der Mitgliederversammlung bestimmt werden, die dann in das Vereinsregister beim Amtsgericht eingetragen werden müssen. Bei der Liquidation werden die laufenden Geschäfte des Vereins beendet. Dazu zählen das Kündigen von Verträgen, das Einholen von Forderungen sowie das Begleichen von Schulden. In der Regel wurde in der Satzung des Vereins festgehalten, wohin das Vermögen des Vereins bei einer Auflösung fließen soll. Das Vermögen kann demnach beispielsweise unter Privatpersonen aufgeteilt werden oder (vor allem bei gemeinnützigen Vereinen) an öffentliche Stiftungen oder Anstalten fließen.
Ist die Liquidation beendet, muss die endgültige Löschung des Vereins angemeldet werden. Hierzu muss eine notariell beglaubigte Anmeldung dem Amtsgericht vorgelegt werden. Nach Ablauf des Sperrjahres nach § 51 BGB wird der Verein endgültig aus dem Vereinsregister gelöscht.

Sonderfall Insolvenz

Ist ein Insolvenzgrund objektiv erkennbar, muss ohne Verzögerung ein Insolvenzantrag beim zuständigen Amtsgericht gestellt werden. Zu den Insolvenzgründen gehören eine bestehende oder drohende Zahlungsunfähigkeit sowie eine Überschuldung. Wird der Insolvenzantrag verzögert, haftet der Vorstand gesamtschuldnerisch mit seinem privaten Vermögen.
Bei Beantragung der Insolvenz muss dem Amtsgericht eine Aufstellung der Schuldner- und Gläubigeransprüche sowie eine Übersicht über das Vereinsvermögen vorgelegt werden. Das Insolvenzverfahren gilt als abgeschlossen, wenn das gesamte Vereinsvermögen verteilt wurde. Daraufhin wird der Verein aufgelöst.
Wird das Verfahren auf Antrag des Schuldners eingestellt oder nach der Bestätigung eines Insolvenzplans, der den Fortbestand des Vereins vorsieht, aufgehoben, so kann die Mitgliederversammlung die Fortsetzung des Vereins beschließen.


Ehrenamtliche Tätigkeit im Verein

Die geleistete ehrenamtliche Arbeit kann beispielsweise durch eine entsprechende Ehrenamts­karte offiziell nachgewiesen werden. Das Verfahren zur Vergabe der Karte unterliegt länder­spezifischen Regelungen. Die Zuständigkeit liegt jedoch in den meisten Fällen bei kommunalen Behörden oder den Landesministerien und muss dort beantragt werden.

Falls im Ehrenamt tätige Personen eine Aufwands­entschädigung erhalten, so ist diese bis zu einem bestimmten Betrag steuerfrei (zum Beispiel die Übungsleiter­pauschale sowie die Ehrenamts­pauschale). In der Steuererklärung können entsprechende Eintragungen gemacht werden – je nachdem ob die ehrenamtlich Tätigen Arbeitnehmer bzw. Arbeitnehmerinnen oder selbstständig sind. Bei Bezug von Arbeitslosen­geld muss dem Arbeitsamt das Ehrenamt angezeigt werden. Ein Arbeitseinsatz von mehr als 15 Stunden pro Woche zählt als Neben­tätigkeit und wirkt sich genauso auf die Höhe des Arbeitslosen­geldes aus wie der Erhalt von Entschädigungen, die einen monatlichen Betrag von 200 Euro übersteigen.

Findet das Ehrenamt in der Jugendarbeit oder im Katastrophen­schutz statt, ergeben sich zusätzliche Behördenkontakte. Gegebenenfalls müssen ehrenamtlich Tätige dem Verein vor Aufnahme der Tätigkeit ein erweitertes Führungszeugnis vorgelegt werden, welches beim zuständigen Einwohner­meldeamt beantragt werden kann. Beide Arbeitsfelder werden zudem gesondert gefördert.

Liegt die ehrenamtliche Tätigkeit im öffentlichen Interesse, muss der Arbeitgeber den ehrenamtlich Tätigen für diese Zeit freistellen. Hierfür muss die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer beim Jugendamt bzw. bei der Katastrophen­schutzbehörde einen Antrag auf Freistellung stellen. Der Arbeitgeber ist in diesem Fall gesetzlich verpflichtet, das Arbeitsentgelt fortzuzahlen. Bei ehrenamtlichen Tätigkeiten für private Zwecke ist der Arbeitgeber hingegen nicht verpflichtet, den Arbeitnehmer freizustellen. Die durch den Ausfall verursachten Kosten werden durch den Aufgabenträger der ehrenamtlichen Tätigkeit dem Arbeitgeber auf Antrag bei der zuständigen Behörde erstattet.

Ehrenamtlich Tätige sind gesetzlich unfallversichert, wenn sie im Interesse der Allgemeinheit agieren. Dies gilt auch für Personen, die sich in Vereinen oder Verbänden im Auftrag oder mit Einwilligung von Kommunen ehrenamtlich engagieren.

Wie zufrieden sind die Bürgerinnen und Bürger mit ihren Behördenkontakten?

Bei allen Behörden sind über 80 Prozent der Befragten eher oder sehr zufrieden. Mehr als 10 Prozent der Bürgerinnen und Bürger gibt ein gemischtes Urteil ab, während sich ein kleiner Teil eher unzufrieden äußert. Befragte, die eine Ehrenamtskarte beantragt haben äußern sich mit einem Wert von 1,7 am zufriedensten, während weitere, häufig genannte Dienstleistungen zwischen 1,5 und 0,7 liegen.



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